调查工作相关的背景信息

在确定了工作分析的实施目的之后,可以通过调查企业内部资料和外部资料来掌握与工作相关的背景信息,为工作相关信息的收集、分析整理以及结果的形成奠定基础。

(一)企业内部信息
通过调查企业内部资料,可以获得与工作相关的背景信息。这些内部资料包括:企业的战略、企业文化、各项制度和政策、组织机构图、作业流程说明、ISO质量文件、各部门职能职责分工、职位配置图、职位办事细则、劳动合同以及原有的对部门/职位的职责界定等等。有效地利用这些背景资料,不仅有利于工作分析人员对企业现状进行较为快速、全面的了解,还可以在很大程度上降低工作信息收集的难度和工作量。在上述企业内部资料中,组织机构图、工作流程图、职位配置图以及企业原有的对部门/职位的职责界定等一些文件资料非常有助于工作分析人员对工作背景信息的掌握。下面具体介绍这些资料的内容及作用。

1.组织结构图
组织结构图可以帮助工作分析人员清晰、直观地了解现阶段企业内的部门及职位设置情况,从而对具体部门/职位在企业内部的位置以及部门/职位之间的相互关系有更透彻的理解。

2.工作流程图
工作流程图可以提供比组织结构图更详细的工作信息,有助于工作分析人员明确在现有条件下企业中的工作输人与输出关系,对流程优化和调整非常重要。

3.职位配置图
职位配置图能够清晰地反映企业中现有工作的人员配置情况,有助于工作分析人员更好地对诸如一人多岗和一岗多人等问题进行判断和处理。

4.企业原有的对部门/职位的职责界定
企业原有的对部门/职位的工作职责界定,是理解现有工作任务和工作职责的向导。但是应该注意要谨慎地、批判性地接受这些信息,因为其可能不能够全面或准确地反映职位的现实状况。

(二)企业外部信息
单纯局限于企业内部信息是无法对企业进行合理、有效的工作分析的,因此在工作分析时还要尽量收集相关外部信息,这样才能对工作有更深人的理解。

1.行业内或专业领域内的相关政策规定
包括:国家的法律法规、行业内的政策、职业资格准人制度。

2.其他企业相似工作信息
通过同行业单位网站、有关招聘的门户网站等途径搜集其他企业相似职业的职位说明书等信息。

3.国内外职业分类标准
(1)《中华人民共和国职业分类大典》;
(2)国际劳工局制定的《国际标准职业分类》;
(3)其他国家的职业名称辞典。如美国《职位名称辞典》(DOT),《加拿大职业分类辞典》等。

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